Sikkerhetsloven har krav om sikkerhetsdokumentasjon i:

§ 4-4. Krav til dokumentasjon (første ledd)

Virksomheten skal dokumentere vurderingen av risiko og de gjennomførte og planlagte sikkerhetstiltakene.

Kravet er utdypet gjennom krav til sikkerhetsdokumentasjon i virksomhetsikkerhetsforskriften:

§ 11. Dokumentasjon om styringssystem for sikkerhet

En virksomhet skal dokumentere at styringssystemet for sikkerhet og sikkerhetstiltakene gir et forsvarlig sikkerhetsnivå, jf. § 5.

Bestemmelsen må forstås slik at sikkerhetsstyringssystemet skal dokumenteres i det omfang det er nødvendig for å sikre at aktiviteter utføres sikkert og som besluttet, og slik at beslutninger og resultater av arbeidsutførelse kan gjenfinnes som grunnlag for (senere) håndtering av uønskede hendelser.

Sikkerhetsstyringssystemet kan dokumenteres gjennom:

  • styrende dokumenter – som beskriver eksterne og interne (overordnede) føringer for det forebyggende sikkerhetsarbeidet, eksempelvis virksomhetens styringsdokument for forebyggende sikkerhetsarbeid, sikkerhetsmål og planer
  • utførende dokumenter – som beskriver hvordan aktiviteter med betydning for sikkerhet utføres, eksempelvis prosedyrebeskrivelser, arbeidsinstrukser, handlingsplaner og sikkerhetstiltak
  • kontrollerende dokumenter – som beskriver resultater fra gjennomføring av aktiviteter med betydning for sikkerhet, eksempelvis registreringer, rapporter fra håndtering av uønskede hendelser og evaluering og referater fra ledelsens gjennomgåelse.