Etter å ha kartlagt sine ansvarsområder må departementet utlede hvilke funksjoner som ivaretar disse ansvarsområdene. Et sentralt og avgrensende kriterium er at funksjonen er en nødvendig betingelse for statens ivaretakelse av interessene beskrevet i bokstav a til e. Nødvendig betingelse vil si at nasjonale sikkerhetsinteresser ikke ivaretas dersom funksjonen helt eller delvis bortfaller. Hensikten med å beskrive dette kriteriet i et eget prosessteg er å tilrettelegge for en konkret vurdering av den enkelte funksjon som er kartlagt i steg 1. GNF vil normalt være unike funksjoner i nasjonal sammenheng. Derfor er et hensiktsmessig vurderingskriterium følgende:

Er funksjonen en nødvendig betingelse for statens evne til å ivareta minst én av de nasjonale sikkerhetsinteressene?