Veileder i personellsikkerhet
§ 75 Begrunnelse og dokumentasjon ved forespørsel om klarering
§ 75 Begrunnelse og dokumentasjon ved forespørsel om klarering
Når den autorisasjonsansvarlige ber om at det gjennomføres en sikkerhetsklarering, skal behovet for klareringen begrunnes og dokumenteres. Hvis begrunnelsen er at det foreligger en risiko for vilkårlig tilgang, skal den autorisasjonsansvarlige bekrefte at andre tiltak for å redusere risikoen ikke er tilstrekkelig til å fjerne behovet for klarering.
NSM legger til grunn at ordet «sikkerhetsklarering» i første ledd er feil, og at bestemmelsen omfatter både sikkerhetsklarering og adgangsklarering.
Hensikten med bestemmelsen er å unngå at det bes om klarering og igangsettes personkontroll, i tilfeller der det ikke foreligger behov. Klarering er et svært inngripende virkemiddel, og det stilles derfor strenge krav til når en slik prosess kan iverksettes. Den som ber om klarering etter KF § 3 har ansvaret for at klareringsbehovet er reelt. Klareringsmyndigheten har etter KF § 4 en plikt til å avvise forespørselen dersom den ikke er tilstrekkelig begrunnet og dokumentert.
I begrunnelsen for klareringsbehovet etter paragrafens første ledd første punktum, må det fremgå hva som er årsaken til at den aktuelle personen har behov for klarering og for hvilket nivå. En henvisning til behov i stilling anses ikke tilstrekkelig. Det må som et minimum fremgå hvilken funksjon eller type arbeidsoppgaver vedkommende har, som gjør at personen må gis en slik tilgang. Dersom forespørselen gjelder sikkerhetsklarering må det fremgå hvilket graderingsnivå det er på informasjonen vedkommende vil kunne få tilgang til. Kopi av stillingsbeskrivelse eller arbeidsinstruks som tydelig beskriver behovet kan være eksempler på dokumentasjon på begrunnelse for klarering. NSM bemerker at det ikke er tilstrekkelig med henvisning til dokumentasjon gitt i andre/tidligere klareringssaker.
Ved forespørsel om adgangsklarering skal det i tillegg fremkomme hvilke(t) objekt(er) eller infrastruktur(er) personen har behov for adgang til. NSM legger videre til grunn at det må dokumenteres i den enkelte sak at det er fattet vedtak om krav til adgangsklarering fra ansvarlig departement eller NSM.
Begrunnelsen skal utformes skriftlig av den som ber om klarering og sendes klareringsmyndigheten sammen med personopplysningsblanketten.
Eksempler på tiltak etter bestemmelsens siste setning kan være fysiske skiller, elektroniske sikkerhetstiltak, eller å følge personen. I tillegg bør virksomhetene organisere seg slik ved tildeling av arbeidsoppgaver at det ikke er flere personer enn nødvendig som får tilgang til skjermingsverdig informasjon, objekter eller infrastruktur.